A gestão de projetos de TI é um desafio crítico que exige o equilíbrio perfeito entre prazo e orçamento. Isso é evidenciado em um estudo da McKinsey, que aponta que apenas 30% dos projetos de TI de grande escala são concluídos no prazo e dentro do orçamento planejado.
Além disso, segundo a Artia, empresas com um gerenciamento de projetos consistente têm uma taxa de sucesso de 92% no cumprimento dos objetivos. Assim, em um cenário de constante inovação digital e a crescente necessidade de automação de processos, os gestores precisam encontrar formas eficientes de equilibrar custos e qualidade sem comprometer as entregas.
Veja neste artigo algumas práticas comprovadas para ajudar a atingir esses objetivos de forma robusta e pragmática. Boa leitura!
A interação entre essas variáveis exige decisões estratégicas, pois alterações em uma delas impactam diretamente as outras. Por isso, metodologias como a Análise de Valor Agregado (Earned Value Management) podem ser usadas para monitorar custos e progresso.
A Análise de Valor Agregado (EVM) é uma técnica amplamente utilizada em gestão de projetos de TI e outras áreas, para monitorar e controlar o desempenho em termos de custo e entregas no prazo.
Essa abordagem permite integrar os aspectos de planejamento, orçamento e execução, fornecendo uma visão detalhada sobre o progresso real do projeto em comparação ao planejado.
Por meio de métricas como o Índice de Desempenho de Prazo (SPI) e o Índice de Desempenho de Custo (CPI), a EVM possibilita identificar desvios precocemente, permitindo a aplicação de ações corretivas antes que problemas maiores comprometam o projeto.
Um dos principais benefícios dessa metodologia é a sua capacidade de prever tendências futuras, auxiliando os gestores a ajustarem estratégias e alocarem recursos de forma mais eficiente. Dessa forma, a EVM não apenas melhora o controle do projeto, mas também aumenta a transparência e a confiança entre as partes interessadas.
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Definir um orçamento realista e eficiente para a gestão de projetos de TI exige precisão técnica, alinhamento com stakeholders e mecanismos de flexibilidade para gerenciar incertezas.
Um orçamento de projeto sólido não apenas ajuda a prever custos, mas também a evitar surpresas ao longo do desenvolvimento. Afinal, estudos indicam que 45% dos projetos de TI enfrentam estouros financeiros devido à subestimação de custos ou mudanças inesperadas nos requisitos.
Primeiramente, é essencial determinar a abordagem do escopo. Projetos com alta incerteza ou características inovadoras se beneficiam de um escopo aberto, que oferece flexibilidade para ajustes ao longo do desenvolvimento. Já um escopo fechado é mais indicado para projetos com requisitos bem definidos, garantindo previsibilidade e controle.
A escolha do modelo deve ser acompanhada de uma análise de riscos detalhada, considerando variáveis como complexidade técnica, impacto financeiro e maturidade do cliente em relação ao processo.
Além disso, a inclusão de uma margem para imprevistos é indispensável. Especialistas recomendam reservar de 10% a 15% do orçamento para contingências, protegendo o projeto contra variações não previstas. Essa reserva pode ser calculada com base em métodos como Estimativas Três Pontos, que combinam cenários otimistas, pessimistas e mais prováveis para gerar projeções robustas.
Outro aspecto crítico é a validação contínua do orçamento do projeto com stakeholders. Manter uma comunicação transparente e revisões regulares permite alinhar expectativas e ajustar parâmetros em tempo real, minimizando retrabalhos e aumentando a confiança na execução.
O cronograma e orçamento equilibrado podem parecer um sonho inalcançável, mas não é. Veja algumas dicas para isso:
Focar nas entregas de maior impacto no negócio é essencial para manter o projeto alinhado aos objetivos estratégicos da organização. A aplicação do método MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t) permite uma priorização eficiente, categorizando requisitos com base na criticidade para o sucesso do projeto.
Além disso, essa abordagem minimiza o escopo excessivo, reduzindo riscos de atrasos e estouros de orçamento. Para reforçar a eficácia dessa técnica, a criação de um backlog bem estruturado garante visibilidade e facilita o ajuste contínuo do escopo conforme mudanças nos requisitos emergem.
A implementação de checkpoints semanais ou sprints estruturadas é uma prática indispensável para garantir que o progresso do projeto esteja alinhado com os marcos estabelecidos. Essa abordagem permite identificar desvios no orçamento e na qualidade antes que se tornem críticos, facilitando a aplicação de ações corretivas.
A adoção de metodologias ágeis, como Scrum, não só sustenta a flexibilidade necessária para lidar com mudanças, mas também fomenta a colaboração constante entre as equipes, promovendo maior comprometimento e eficiência na entrega dos resultados.
Metodologias ágeis, como Scrum e Kanban, são ferramentas fundamentais para equilibrar entregas no prazo e orçamento em projetos de TI. Essas metodologias promovem entregas incrementais, permitindo que as equipes adaptem rapidamente o planejamento conforme novas demandas ou restrições financeiras surgem.
Além disso, a transparência gerada por cerimônias como daily stand-ups e revisões de sprint aumenta a accountability dos membros da equipe, reduzindo desperdícios e otimizando recursos. Dados da Agile Alliance mostram que a aplicação dessas metodologias pode reduzir o tempo total de execução em até 30%.
A seguir, veja alguns dos métodos que ajudam a maximizar a eficiência na gestão de projetos de TI:
Automatizar tarefas repetitivas, como geração de relatórios, notificações e monitoramento de KPIs, é uma prática essencial para aumentar a produtividade e reduzir erros manuais.
Ferramentas como Jenkins, Ansible e Power Automate são amplamente utilizadas para implementar automações em ambientes de TI, permitindo que equipes se concentrem em atividades estratégicas. Além disso, a automação de processos pode reduzir custos operacionais em até 60%, especialmente em projetos de grande escala.
O uso de plataformas colaborativas, como Jira, Trello, Microsoft Teams e Slack, facilita a centralização de informações, a comunicação entre equipes e o acompanhamento do progresso das tarefas. Essas ferramentas não apenas aumentam a transparência, mas também ajudam a identificar gargalos no fluxo de trabalho.
Um estudo da LucidSpark revelou que equipes que utilizam ferramentas colaborativas têm 50% mais chances de cumprir prazos e orçamentos, principalmente devido à visibilidade compartilhada e à capacidade de adaptação em tempo real.
O estabelecimento de KPIs claros e relevantes é uma estratégia indispensável para medir e gerenciar o desempenho de projetos de TI. Indicadores como o Índice de Desempenho de Prazo (SPI), Custo por Entrega (Cost per Deliverable) e Taxa de Conclusão de Sprints oferecem insights valiosos sobre o progresso e a eficiência operacional.
Ferramentas de análise, como Tableau e Power BI, permitem que os gestores visualizem dados em tempo real, promovendo tomadas de decisão mais informadas. Estudos indicam que a definição de KPIs bem alinhados aos objetivos do projeto pode melhorar a eficiência em até 20%, além de aumentar a precisão nas previsões de custos e prazos.
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